Wydrukowałeś książkę, trzymasz w rękach pierwszy egzemplarz i masz ochotę uznać sprawę za zamkniętą. Jeszcze nie do końca. Polskie prawo nakłada na każdego, kto wprowadza publikację do obiegu, obowiązek nieodpłatnego przekazania kilku egzemplarzy wyznaczonym bibliotekom. Nazywa się to egzemplarzem obowiązkowym i dotyczy także self-publisherów, również tych z najmniejszym nakładem. Ten przewodnik tłumaczy, ile egzemplarzy wysłać, do których bibliotek, w jakim terminie i co się stanie, jeśli o tym zapomnisz.
Co to jest egzemplarz obowiązkowy i skąd się wziął
Egzemplarz obowiązkowy to egzemplarz publikacji, który producent ma obowiązek przekazać nieodpłatnie wskazanym bibliotekom. Podstawą jest ustawa z 7 listopada 1996 roku o obowiązkowych egzemplarzach bibliotecznych. Cel jest prosty i sensowny: zbudować kompletne archiwum narodowego dorobku wydawniczego. Dzięki temu Biblioteka Narodowa może rejestrować każdą książkę wydaną w Polsce, opisywać ją bibliograficznie i przechowywać dla przyszłych pokoleń.
Dla autora wydającego samodzielnie ma to jeszcze jedną, praktyczną zaletę. Twoja książka trafia do bibliografii narodowej i do katalogów największych bibliotek w kraju. To znaczy, że istnieje w oficjalnym obiegu, można ją wyszukać, zacytować i odnaleźć za dwadzieścia lat. Dla wielu autorów to moment, w którym prywatny projekt staje się publikacją w pełnym tego słowa znaczeniu.
Warto od razu rozwiać jedno nieporozumienie. Egzemplarz obowiązkowy to nie to samo co ISBN ani co rejestracja praw autorskich. To trzy osobne sprawy. ISBN identyfikuje wydanie w handlu, prawo autorskie chroni treść, a egzemplarz obowiązkowy zasila biblioteczne archiwum. Każdą z nich załatwiasz oddzielnie.
Ile egzemplarzy trzeba wysłać
Liczba egzemplarzy zależy od jednej rzeczy: wielkości nakładu. Prawo wyznacza tu wyraźną granicę przy stu egzemplarzach.
| Nakład | Liczba egzemplarzy obowiązkowych | Gdzie trafiają |
|---|---|---|
| Poniżej 100 egzemplarzy | 2 | Biblioteka Narodowa i Biblioteka Jagiellońska, po jednym |
| 100 egzemplarzy i więcej | 17 | Dwie główne biblioteki po dwa, trzynaście pozostałych po jednym |
Przy małym nakładzie sprawa jest lekka. Drukujesz na przykład pięćdziesiąt egzemplarzy tomiku poezji, wysyłasz dwa, jeden do Warszawy i jeden do Krakowa, i obowiązek masz z głowy. To częsta sytuacja przy druku na żądanie i niskonakładowych wydaniach autorskich.
Przy nakładzie od stu egzemplarzy w górę liczba rośnie do siedemnastu. Brzmi to dużo, ale w praktyce oznacza siedemnaście książek z całego nakładu, które po prostu odkładasz na bok jeszcze przed sprzedażą. Jeśli planujesz druk pięciuset czy tysiąca egzemplarzy, ujmij te siedemnaście w kalkulacji od samego początku, żeby nie okazało się, że na bibliotekę zabrakło.
Najprostsza zasada na co dzień: jeśli drukujesz mniej niż sto sztuk, odkładasz dwie książki. Jeśli sto lub więcej, odkładasz siedemnaście. I robisz to zanim ruszy sprzedaż, nie po fakcie.
Lista bibliotek uprawnionych do egzemplarza obowiązkowego
Przy nakładzie od stu egzemplarzy siedemnaście egzemplarzy rozkłada się na piętnaście instytucji. Dwie z nich, Biblioteka Narodowa i Jagiellońska, dostają po dwa egzemplarze, pozostałe po jednym. Oto pełny wykaz.
Pozostałe trzynaście bibliotek, które przy większym nakładzie dostają po jednym egzemplarzu:
- Biblioteka Uniwersytecka w Warszawie
- Biblioteka Uniwersytecka we Wrocławiu
- Biblioteka Uniwersytecka w Poznaniu
- Biblioteka Uniwersytecka w Łodzi
- Biblioteka Uniwersytecka w Toruniu
- Biblioteka Uniwersytetu Gdańskiego
- Biblioteka Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie
- Biblioteka Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego
- Biblioteka Uniwersytetu Opolskiego
- Biblioteka Śląska w Katowicach
- Książnica Pomorska w Szczecinie
- Książnica Podlaska w Białymstoku
- Biblioteka Publiczna m.st. Warszawy
Aktualne adresy do wysyłki znajdziesz na stronie Biblioteki Narodowej w zakładce dla wydawców. Warto je sprawdzić przed nadaniem paczek, bo wykaz bibliotek bywa nowelizowany rozporządzeniem ministra i adresy mogą się zmienić.
W jakim terminie przekazać egzemplarze
Tu autorzy najczęściej się gubią, bo terminy dla różnych bibliotek nie są takie same. Liczą się od zakończenia produkcji publikacji, czyli od momentu, w którym nakład jest fizycznie gotowy, a nie od dnia premiery ani pierwszej sprzedaży.
| Adresat | Termin | Liczony od |
|---|---|---|
| Biblioteka Narodowa | 5 dni | zakończenia produkcji nakładu |
| Pozostałe uprawnione biblioteki | 14 dni | zakończenia produkcji nakładu |
W praktyce wygląda to tak. Drukarnia dostarcza Ci nakład, Ty od razu wydzielasz egzemplarze obowiązkowe i pakujesz je do wysyłki. Egzemplarze dla Biblioteki Narodowej powinny wyjść w ciągu pięciu dni, więc nadaj je jako pierwsze. Resztę masz czternaście dni, ale nie ma sensu zwlekać. Najprościej wysłać wszystko jedną serią w tym samym tygodniu i odhaczyć temat raz na zawsze.
Dobra praktyka to dołączyć do każdej przesyłki krótkie pismo przewodnie z danymi publikacji: tytuł, autor, ISBN, rok wydania i nakład. Ułatwia to bibliotece rejestrację i zmniejsza ryzyko, że egzemplarz zaginie w obiegu. To samo zestawienie informacji powinno zresztą znaleźć się w samej książce, na stronie redakcyjnej, która jest wizytówką formalną każdego wydania.
Wysyłaj listem poleconym albo paczką z potwierdzeniem nadania i zachowaj dowody. Nie po to, żeby się z kimś procesować, tylko żeby mieć czarno na białym, że obowiązek dopełniłeś w terminie. Gdyby któraś biblioteka po miesiącach napisała, że egzemplarz do niej nie dotarł, potwierdzenie nadania zamyka temat w jednej wiadomości. Część autorów prowadzi prostą tabelkę z datą nadania do każdej z bibliotek, co przy siedemnastu egzemplarzach naprawdę porządkuje sprawę i pokazuje od razu, czy któraś przesyłka nie wypadła z planu.
Kto odpowiada za wysyłkę
Ustawa mówi o producencie publikacji. W modelu tradycyjnym jest nim wydawnictwo. W self-publishingu producentem jesteś zwykle Ty, autor wydający książkę pod własnym ISBN z puli wydawcy, którą sam pozyskałeś. To Ty wprowadzasz publikację do obiegu, więc to na Tobie spoczywa obowiązek.
Sprawa komplikuje się, gdy korzystasz z platformy wydawniczej albo z usługi druku na żądanie. Wtedy trzeba sprawdzić, kto formalnie figuruje jako wydawca i pod czyim ISBN ukazuje się książka. Jeśli to platforma wydaje książkę pod swoim numerem, obowiązek może przejść na nią. Jeśli wydajesz pod własnym ISBN, a platforma jest tylko drukarnią i kanałem sprzedaży, egzemplarz obowiązkowy zostaje po Twojej stronie.
Kwestia tego, kto występuje jako wydawca, wiąże się ściśle z numerem ISBN. Jeśli dopiero zaczynasz, zacznij od przewodnika jak uzyskać ISBN, bo to on przesądza, czyje nazwisko widnieje na książce jako wydawcy i kto w związku z tym odpowiada za formalności. Jeśli zastanawiasz się, czy w Twoim przypadku numer jest w ogóle potrzebny, pomocny będzie tekst czy ISBN jest obowiązkowy.
Co grozi za niedopełnienie obowiązku
Niedostarczenie egzemplarza obowiązkowego jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny. W codziennej praktyce biblioteki rzadko od razu sięgają po sankcje. Częściej wysyłają upomnienie i przypominają o zaległości, zwłaszcza gdy zauważą, że książka pojawiła się w sprzedaży, a egzemplarz do nich nie trafił. Nie zmienia to faktu, że podstawą jest ustawa, więc lepiej nie traktować tego obowiązku jako uprzejmej sugestii.
Najrozsądniejsze podejście to wpleść wysyłkę egzemplarzy w stałą procedurę wydania, obok zamówienia ISBN i przygotowania strony redakcyjnej. Wtedy nie polegasz na pamięci, tylko na rutynie, a rutyna nie zapomina. Egzemplarze obowiązkowe nie są też wielkim kosztem na tle całego budżetu wydania, więc nie ma powodu ich pomijać dla oszczędności.
Jest też powód czysto pragmatyczny, żeby dopełnić obowiązku porządnie. Egzemplarz przekazany do Biblioteki Narodowej trafia do bibliografii narodowej, a wpis w tej bibliografii to dla wielu instytucji dowód, że książka faktycznie się ukazała. Bywa potrzebny przy rozliczeniach grantów, przy dorobku naukowym, a czasem przy współpracy z księgarniami, które weryfikują wydawcę. Innymi słowy, wysłanie egzemplarza nie jest tylko spełnieniem przykrego wymogu. To także sposób, żeby Twoja książka miała udokumentowane, oficjalne istnienie, na które w razie potrzeby możesz się powołać.
Częste pytania i sytuacje brzegowe
Kilka przypadków, które regularnie wracają u autorów wydających samodzielnie.
Drugie wydanie albo dodruk. Każde nowe wydanie, czyli wersja z nowym ISBN, podlega obowiązkowi osobno. Zwykły dodruk bez zmian, na tym samym ISBN, traktuje się jako kontynuację tego samego wydania, więc nie wysyłasz egzemplarzy powtórnie. Jeśli jednak zmieniasz treść, okładkę albo format na tyle, że nadajesz nowy numer, to nowa publikacja i nowy obowiązek.
Książka dla dzieci, album, tomik poezji. Rodzaj i gatunek nie mają znaczenia. Liczy się to, że to publikacja wprowadzana do obiegu. Obowiązek obejmuje także publikacje o charakterze niekomercyjnym, broszury i druki ulotne objęte ustawą.
Bardzo mały nakład na własny użytek. Jeśli drukujesz kilka egzemplarzy wyłącznie dla siebie i rodziny, bez wprowadzania do obiegu, to nie jest rozpowszechnianie i obowiązek nie powstaje. Granica bywa cienka, więc w razie wątpliwości lepiej wysłać dwa egzemplarze, niż później tłumaczyć się z zaniechania.
Wersja papierowa i ebook równolegle. Egzemplarz obowiązkowy w obecnym kształcie opiera się na egzemplarzu fizycznym przekazywanym pocztą. Jeśli wydajesz książkę także w druku, to wydanie papierowe podlega obowiązkowi niezależnie od tego, że istnieje również wersja cyfrowa.
Najważniejsze w skrócie
- Egzemplarz obowiązkowy dotyczy każdego producenta publikacji, w tym self-publisherów, niezależnie od wielkości nakładu.
- Nakład poniżej stu egzemplarzy oznacza dwa egzemplarze, do Biblioteki Narodowej i Jagiellońskiej, po jednym.
- Nakład od stu egzemplarzy w górę oznacza siedemnaście egzemplarzy rozłożonych na piętnaście bibliotek.
- Biblioteka Narodowa ma dostać egzemplarz w pięć dni, pozostałe biblioteki w czternaście dni od zakończenia produkcji.
- Producentem jest zwykle autor wydający pod własnym ISBN, chyba że umowa z platformą stanowi inaczej.
- Niedopełnienie obowiązku jest wykroczeniem zagrożonym grzywną, więc wpleć wysyłkę w stałą procedurę wydania.
Jak ułożyć to w całość procesu wydawniczego
Egzemplarz obowiązkowy to ostatni element formalnej układanki, która zaczyna się dużo wcześniej. Zanim w ogóle dojdziesz do wysyłki książek do bibliotek, masz za sobą uzyskanie ISBN, złożenie strony redakcyjnej i przygotowanie pliku do druku. Dlatego najlepiej potraktować te kroki jako jeden ciąg, a nie osobne, łatwe do zgubienia zadania.
Praktyczna kolejność wygląda tak. Najpierw pozyskujesz ISBN i ustalasz, kto figuruje jako wydawca. Potem przygotowujesz stronę redakcyjną z kompletem danych, w tym numerem ISBN i informacją o wydawcy. Następnie drukujesz nakład. Wreszcie, w ciągu pierwszego tygodnia od odbioru nakładu, wysyłasz egzemplarze obowiązkowe i odhaczasz formalności. Cały ten porządek, wraz z innymi obowiązkami wydawcy, pomagają ogarnąć funkcje platformy, które prowadzą przez kolejne etapy przygotowania książki.
Gdy egzemplarze wyjdą z poczty, możesz wreszcie uznać sprawę za domkniętą. Książka jest w obiegu, w bibliografii narodowej i na półkach największych bibliotek w kraju. Od tej chwili Twoim zadaniem jest już tylko jedno: doprowadzić ją do czytelników.
Najczęstsze pytania
Tak. Obowiązek spoczywa na producencie publikacji, czyli na każdym, kto wprowadza książkę do obiegu, niezależnie od tego, czy to duże wydawnictwo, czy autor wydający własnym sumptem. Nawet przy nakładzie poniżej stu egzemplarzy musisz wysłać dwa egzemplarze, jeden do Biblioteki Narodowej i jeden do Biblioteki Jagiellońskiej.
Przy nakładzie poniżej stu egzemplarzy wysyłasz dwa egzemplarze, do Biblioteki Narodowej w Warszawie i do Biblioteki Jagiellońskiej w Krakowie. Przy nakładzie od stu egzemplarzy w górę wysyłasz siedemnaście egzemplarzy, w tym po dwa do tych dwóch bibliotek i po jednym do trzynastu pozostałych uprawnionych bibliotek w kraju.
Egzemplarze dla Biblioteki Narodowej przekazuje się w ciągu pięciu dni od zakończenia produkcji publikacji, a dla pozostałych uprawnionych bibliotek w ciągu czternastu dni. Termin liczy się od momentu, gdy nakład jest gotowy, a nie od dnia premiery czy pierwszej sprzedaży.
Niedopełnienie obowiązku jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny. W praktyce biblioteki najpierw upominają i przypominają o zaległości, ale formalnie podstawą jest ustawa, a nie dobra wola, więc lepiej traktować ten obowiązek poważnie i wysłać egzemplarze od razu po druku.
Publikacje wyłącznie elektroniczne są poza obecnym modelem opartym na egzemplarzu fizycznym wysyłanym pocztą, choć trwają dyskusje o objęciu ich osobnym trybem. Jeśli jednak wydajesz książkę w druku, nawet równolegle z wersją cyfrową, egzemplarz obowiązkowy dotyczy wydania papierowego.
Same egzemplarze przekazujesz nieodpłatnie, biblioteka za nie nie płaci. Twoim kosztem jest wartość wydrukowanych egzemplarzy oraz przesyłka pocztowa. Przy nakładzie powyżej stu sztuk oznacza to siedemnaście książek plus koszt wysyłki w kilkanaście różnych miejsc w Polsce.